Il Sistema Riunioni AI.

Come trasformare ogni call in un deliverable già pronto. Configura Otter.ai o Fireflies in 10 minuti e non scrivere mai più appunti di riunione.

Ogni settimana perdi ore a scrivere appunti, riassumere quello che si è detto e mandare email di follow-up. Questo documento ti mostra come automatizzare tutto il ciclo della riunione, dalla trascrizione al follow-up, con strumenti che costano meno di un caffè al giorno.

Come si usa l'AI per non scrivere più gli appunti delle riunioni?

Per non scrivere più gli appunti delle riunioni colleghi uno strumento che trascrive la call e poi dai la trascrizione a un prompt che la trasforma in quello che ti serve. Otter.ai si integra con Zoom, Teams e Google Meet e trascrive in italiano, Fireflies.ai si collega a più di 40 piattaforme e assegna gli action item, Claude Cowork con il connettore Zoom richiede il piano Pro da 20 dollari al mese. Su Otter bastano 7 passaggi: crei l'account gratuito, colleghi Zoom da Settings, attivi "Auto-join meetings", imposti l'italiano come lingua predefinita e fai una prova di 2 minuti. Poi incolli la trascrizione in un prompt preciso, per esempio: "Scrivi un'email di follow-up da mandare a tutti i partecipanti: saluto breve, 3 punti chiave discussi, action item con responsabile e scadenza, prossimi passi. Massimo 150 parole." In Italia il consenso alla registrazione è obbligatorio, quindi avvisa sempre i partecipanti. Nel PDF trovi il confronto tra i 3 strumenti, 5 prompt pronti da incollare e una checklist di 5 punti da spuntare dopo ogni call importante.

Cosa trovi dentro il PDF

Confronto tra i 3 tool principali nel 2026. Otter.ai, Fireflies.ai e Claude Cowork con connettore Zoom. Per ognuno: cosa fa, con cosa si integra, quanto costa, e per chi è più adatto. Non tutti servono a tutti.

Configurazione passo passo per Otter.ai. 7 step dalla creazione dell'account alla prima riunione di prova. Inclusa la configurazione della lingua italiana e delle impostazioni di auto-join.

5 prompt pronti per trasformare la trascrizione in deliverable. Riassunto per chi non c'era, email di follow-up ai partecipanti, action item da inserire nel gestionale, recap per chi è arrivato in ritardo, punti aperti da chiudere. Ogni prompt è completo e pronto da incollare.

Checklist post-riunione. 5 punti da spuntare dopo ogni call importante per non perdere niente: trascrizione salvata, riassunto condiviso, action item inseriti, follow-up inviato, decisioni archiviate.

Per chi è

Per chi fa almeno 3-4 riunioni a settimana e perde tempo a scrivere appunti dopo ogni call. Per chi lavora in team e deve mandare follow-up ai colleghi. Per consulenti e freelance che gestiscono più clienti e hanno bisogno di tenere traccia di tutto senza impazzire.

Non serve a chi fa una riunione al mese. In quel caso gli appunti a mano vanno benissimo.

Beatrice Mazzanti

Uso l'AI nel lavoro dal 2022. Affianco professionisti e piccole imprese a togliersi di dosso il lavoro ripetitivo, con l'AI costruita sul loro lavoro. Come lavoriamo insieme.